Kasse Verfahrensdokumentation | GoBD - Heimpel Jordan CKV Kassensysteme

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Kasse Verfahrensdokumentation | GoBD

Kasse Verfahrensdokumentation
Was ist eine Verfahrensdokumentation und ist diese zwingend notwendig?
Um eins vorweg zu nehmen:
JA! Eine Verfahrensdokumentation ist bei einer Betriebsprüfung unerlässlich und wird immer häufiger angefordert.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den Prozess des kompletten Kassenvorgehens Schritt für Schritt. Dabei sind nicht nur die Vorgänge an sich relevant. Das gesamte "Umfeld" der Kasse muss in dieser Dokumentation berücksichtigt werden.

Wie ist eine Verfahrensdokumentation aufgebaut - was steht drin?
In einer Verfahrensdokumentation stehen an oberster Stelle sowohl der Kassenaufsteller (dies ist zumeist der Kassenhändler) und an zweiter Stelle der Inhaber des Kassensystems. Es folgen die Anwendungsfelder des Systems sowie die generellen Merkmale des Systems. Dies sind in etwa das Betriebssystem, die Software der Kasse sowie die angehängten externen Geräte die benutzt werden. Dies sind beispielsweise Drucker die in der Küche oder an der Theke stehen. Alle diese Geräte werden mit Ihrer Seriennummer erfasst. Doch nicht nur die Seriennummer ist hierbei relevant.
Alle Daten rund um die Kommunikation wie die IP-Adresse der Geräte als auch der komplette (!) Aufbau des Netzwerkes sind in einer Verfahrensdokumentation zu dokumentieren!

Es folgen weitere Inhalte wie angelegte Bedienerschlüssel, Pfad der Backupablegung und co.

Bin ich als Kunde verpflichtet eine solche Verfahrensdokumentation zu verfassen?
Klare Antwort - JA!
Weder der Kassenaufsteller (Händler) muss Sie darauf hinweisen eine solche Dokumentation zu schreiben noch muss er Ihnen eine entsprechende Dokumentation verfassen.
Den Service Ihnen eine Verfahrensdokumentation zu schreiben ist daher rein als Dienstleistung zu sehen.

Wo steht, dass ich eine solche Verfahrensdokumentation für meine Kasse schreiben muss?
Die Hinweise werden klar in der Abgabenordnung (§ 145 Abs. 1 S. 1 AO und Grundsatz der Unveränderbarkeit § 146 Abs. 4 AO) geregelt. Hier sind auch die entsprechenden Strafen bei einer mangelnden Buchführung geregelt.
Darüber hinaus finden Sie in der GoBD was in einer Verfahrensdokumentation zu dokumentieren ist (Punkt 10,1 " Verfahrensdokumentation").
Eine mangelnde Buchführung liegt auch dann vor, wenn eine solche Verfahrensdokumentation nicht vorgelegt werden kann!

Mehr Informationen finden Sie auf www.kasse-verfahrensdokumentation.de
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