Belegausgabepflicht

Eine Rechnung auszugeben ist Pflicht.

POSSUM16 mit Bondrucker - Belegausgabepflicht

Belegausgabepflicht für Kassensysteme (2020)

Zusätzlich zur Meldepflicht tritt die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO ab dem 01.01.2020 in Kraft. Es reicht aus wenn der Beleg / die Rechnung dem Kunden zur Verfügung gestellt wird. Der Kunde ist nicht dazu verpflichtet den Beleg mitzunehmen oder aufzubewahren. Die Belege, die der Kunde nicht mitnimmt müssen nicht aufbwahrt werden.

Die umsatzsteuerlichen Vorschriften an eine Rechnung (insbesondere § 14 Abs. 4 UStG) bleiben unberührt. Ist die Erstellung einer Rechnung nach umsatzsteuerlichen Vorschriften nicht erforderlich, muss dennoch ein Beleg nach den Anforderungen des § 6 KassenSichV erstellt werden.

Anforderungen an einen Kassen Beleg (Rechnung)

Die erforderlichen Mindestangaben auf einem Beleg i.S.d. § 146a AO sind in § 6 KassenSichV geregelt. Alle Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar und auf dem Papierbeleg oder in dem elektronischen Beleg enthalten sein.

Das heißt im Klartext, dass ein QR-Code zwar an vielen Kassen bereits jetzt möglich ist (anstelle der vielen ausgedruckten Informationen) - ein QR-Code rechtlich gesehen in Deutschland aber noch nicht akzeptiert ist.

Was muss auf der Rechnung stehen (Mindestanforderungen)

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 1 sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 6
  3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  4. die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 2
  5. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
  6. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer des SicherheitsmodulsAuf dem Beleg ist die nach § 2 Satz 2 Nr. 8 KassenSichV protokollierte Seriennummer anzugeben (vgl. AEAO zu § 146a, Nrn. 3.6.1, 3.6.2 sowie Nr. 2.2.3.1 und 2.2.3.2) - Achtung: Neu ist seit dem 01.01.2024 das "sowie" - zuvor ein "oder".
  7. Betrag je Zahlungsart
  8. Signaturzähler
  9. Prüfwert

Nachzulesen in "Einführung des § 146a AO durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016; Anwendungserlass zu § 146a AO" unter Punkt 5.4.

Ausnahmeregelung (Zumutbarkeitsgründe)

Von der Belegausgabepflicht wird es wohl Ausnahmeregelungen für gewissen Personengruppen geben.
Nach § 146a Abs. 2 Satz 2 AO kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Die Möglichkeit der Befreiung  i. S. d. § 148 AO besteht unter den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen.
 
Hierzu muss beim zuständingen Finanzamt ein Antrag gestellt werden. Diese werden den speziellen Fall dann prüfen und Ihnen ggf. mitteilen, dass Sie keine Belege standardmäßig bei der Bezahlung mit ausgeben müssen. Die Befreiung des Finanzamts kann jederzeit zurück genommen werden.

Achtung:

Auch wenn Sie von der Belegausgabepflicht befreit werden, kann derKunde trotzdem jederezeit eine Ausstellung der Quittung anfordern. Sie sind verpflichtet auf Wunsch eine Rechnung auszustellen.

Elektronische Belegausgabe (Rechnung Versand per Mail o.ä.)

Eine elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat (z. B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen, d. h. der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein. Auf den Übertragungsweg bei der Übermittlung der Daten kommt es nicht an. Eine elektronische Bereitstellung des Beleges bedarf der Zustimmung des Kunden. Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen.

Weitere Informationen zum Thema Belegausgabepflicht / Bonpflicht erhalten Sie auch gerne auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.

Benno Heimpel

Von: Benno Heimpel

Benno Heimpel ist ein erfahrener Experte in der Branche der Kassensysteme und im Bereich Payment. Als Mitglied der Geschäftsführung und aktives Engagement in renommierten Branchenverbänden wie dem DFKA und der CKV gilt er als gefragter Experte in seinem Fachgebiet.

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