Kasse Verfahrensdokumentation | eine einfache Erklärung

Direkt zum Seiteninhalt



Was ist eine Verfahrensdokumentation und ist diese zwingend notwendig?
Um eins vorweg zu nehmen:
JA! Eine Verfahrensdokumentation ist bei einer Betriebsprüfung unerlässlich und wird immer häufiger angefordert.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den Prozess des kompletten Kassenvorgehens Schritt für Schritt. Dabei sind nicht nur die Vorgänge an sich relevant. Das gesamte "Umfeld" der Kasse muss in dieser Dokumentation berücksichtigt werden.

Wie ist eine Verfahrensdokumentation aufgebaut - was steht drin?
In einer Verfahrensdokumentation stehen an oberster Stelle sowohl der Kassenaufsteller (dies ist zumeist der Kassenhändler) und an zweiter Stelle der Inhaber des Kassensystems. Es folgen die Anwendungsfelder des Systems sowie die generellen Merkmale des Systems. Dies sind in etwa das Betriebssystem, die Software der Kasse sowie die angehängten externen Geräte die benutzt werden. Dies sind beispielsweise Drucker die in der Küche oder an der Theke stehen. Alle diese Geräte werden mit Ihrer Seriennummer erfasst. Doch nicht nur die Seriennummer ist hierbei relevant.
Alle Daten rund um die Kommunikation wie die IP-Adresse der Geräte als auch der komplette (!) Aufbau des Netzwerkes sind in einer Verfahrensdokumentation zu dokumentieren!

Es folgen weitere Inhalte wie angelegte Bedienerschlüssel, Pfad der Backupablegung und co.

Bin ich als Kunde verpflichtet eine solche Verfahrensdokumentation zu verfassen?
Klare Antwort - JA!
Weder der Kassenaufsteller (Händler) muss Sie darauf hinweisen eine solche Dokumentation zu schreiben noch muss er Ihnen eine entsprechende Dokumentation verfassen.
Den Service Ihnen eine Verfahrensdokumentation zu schreiben ist daher rein als Dienstleistung zu sehen.

Wo steht, dass ich eine solche Verfahrensdokumentation für meine Kasse schreiben muss?
Die Hinweise werden klar in der Abgabenordnung (§ 145 Abs. 1 S. 1 AO und Grundsatz der Unveränderbarkeit § 146 Abs. 4 AO) geregelt. Hier sind auch die entsprechenden Strafen bei einer mangelnden Buchführung geregelt.
Darüber hinaus finden Sie in der GoBD was in einer Verfahrensdokumentation zu dokumentieren ist (Punkt 10,1 " Verfahrensdokumentation").
Eine mangelnde Buchführung liegt auch dann vor, wenn eine solche Verfahrensdokumentation nicht vorgelegt werden kann!

Worum geht es bei der GoBD eigentlich und was kommt spätestens 2022 auf mich zusätzlich zur GoBD hinzuzu?
Am 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben veröffentlicht, in dem die Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich verschärft wurden. So ist z.B. eine Verdichtung der Daten, das heißt eine Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht, unzulässig.
Mit einem Schreiben des BMF vom 14.11.2014 wurde festgelegt das die GoBD ab dem 1.1.2015 die GoBS ersetzen.

Zusätzlich zur GoBD wird am 01.01.2019 die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) in Kraft treten. Mit dieser wird die einheitliche Verschlüsselung der Daten geregelt, da bis dato jeder Kassenhersteller die Verschlüsselung der Daten selbst in die Hand genommen hat. Damit ist jetzt Schluss. Am 26. September wurde der Beschluss gefasst, dass neu angeschaffte Kassen die nicht mehr aufgerüstet werden können bis spätestens zum 31.12.2022 ersetzt werden müssen.


DEMNÄCHST MEHR INFORMATIONEN
Diese Webseite wird stetig aktualisiert und neue Informationen werden hinzugefügt!
Die Inhalte dieser Website wurden sorgfältig nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Die Heimpel & Jordan CKV Kassensysteme GmbH // kassen.shop kann und darf in steuerlichen und juristischen Fragen nicht beratend tätig sein. Daher kann für die Aktualität und Richtigkeit der Angaben innerhalb der Website und der Schlussfolgerungen keine Gewähr übernommen werden. Eine fachkundige Beratung durch einen Steuerberater oder durch einen Rechtsanwalt wird ausdrücklich empfohlen!
Zurück zum Seiteninhalt